Tối ưu tới 30% nguồn lực vận hành: Công nghệ đang thay đổi bài toán chi phí nhân sự của doanh nghiệp

Theo tổng hợp nội bộ từ quá trình triển khai DearPulse – nền tảng công nghệ do DEARTECH SOFTWARE CO., LTD. phát triển – cùng phản hồi từ các doanh nghiệp đang sử dụng, những đơn vị có mức độ vận hành thủ công cao có thể tạo ra dư địa tối ưu tới khoảng 30% nguồn lực dành cho một số hoạt động quản lý và vận hành khi quy trình được tổ chức lại trên một hệ thống tập trung.

Thông tin phân tán và quá nhiều thao tác thủ công có thể khiến doanh nghiệp tiêu tốn nguồn lực mà khó nhận thấy trực tiếp.

Một nhân sự dành 20–30 phút mỗi ngày để cập nhật báo cáo có thể chưa phải là vấn đề lớn.

Nhưng khi hoạt động này diễn ra ở hàng chục hoặc hàng trăm nhân sự, lượng thời gian tiêu tốn mỗi tháng trở thành một khoản chi phí đáng kể.

Tương tự, trưởng nhóm phải liên tục hỏi tiến độ, nhân viên kinh doanh nhập lại cùng một dữ liệu vào nhiều file, bộ phận vận hành tổng hợp báo cáo từ nhiều nguồn hay quản lý phải tổ chức họp chỉ để trả lời câu hỏi “công việc đang đến đâu?” đều là những chi phí ít khi được nhìn thấy trực tiếp trên báo cáo tài chính.

Chi phí nhân sự không chỉ là số người doanh nghiệp đang trả lương

Trong vận hành doanh nghiệp, nguồn lực có thể bị tiêu tốn bởi rất nhiều hoạt động nhỏ.

Nhân viên mất thời gian tìm tài liệu.

Quản lý mất thời gian hỏi từng người về tiến độ.

Thông tin khách hàng nằm rải rác trong tin nhắn, bảng tính và nhiều phần mềm.

Một công việc bị bỏ sót khiến đội ngũ phải xử lý lại.

Báo cáo được tổng hợp thủ công trước mỗi cuộc họp.

Dữ liệu được nhập nhiều lần ở các bộ phận khác nhau.

Mỗi thao tác riêng lẻ có thể chỉ mất vài phút. Nhưng khi cộng dồn theo số lượng nhân sự, phòng ban và ngày làm việc, chúng tạo thành một phần đáng kể trong tổng nguồn lực vận hành.

Vì vậy, bài toán tối ưu nhân sự không nhất thiết phải bắt đầu bằng câu hỏi:

“Doanh nghiệp có thể giảm bao nhiêu người?”

Mà nên bắt đầu bằng:

“Có bao nhiêu giờ làm việc đang được sử dụng cho những công việc có thể được hệ thống hóa hoặc tự động hóa?”

Dữ liệu triển khai cho thấy nguồn lực thường bị tiêu tốn ở đâu?

Theo tổng hợp nội bộ của DearPulse từ quá trình triển khai nền tảng và phản hồi của các doanh nghiệp sử dụng, những hoạt động có khả năng tối ưu rõ nhất thường tập trung ở một số nhóm công việc mang tính trung gian, thủ công và lặp lại.

Trong đó, cấp quản lý dành nhiều thời gian cho việc hỏi, kiểm tra và tổng hợp tiến độ công việc; nhân sự phải thực hiện báo cáo định kỳ, cập nhật dữ liệu thủ công hoặc nhập lại cùng một thông tin trên nhiều công cụ. Bên cạnh đó là thời gian tìm kiếm hồ sơ, lịch sử khách hàng, tài liệu đã trao đổi, cũng như nguồn lực phải dành để xử lý lại những công việc bị bỏ sót, sai thông tin hoặc đứt quãng trong quá trình bàn giao.

Khi những thao tác này diễn ra liên tục ở nhiều phòng ban, tổng thời gian tiêu tốn có thể trở thành một phần đáng kể trong nguồn lực vận hành của doanh nghiệp.

Theo ông Lê Quang Trung, CEO DEARTECH SOFTWARE CO., LTD., bài toán tối ưu nguồn lực vì vậy không nên chỉ được nhìn dưới góc độ doanh nghiệp có thể giảm bao nhiêu nhân sự. Quan trọng hơn là xác định bao nhiêu thời gian của đội ngũ đang được sử dụng cho những công việc mà hệ thống có thể hỗ trợ xử lý nhanh hơn và nhất quán hơn.

“Thay vì bắt đầu bằng câu hỏi có thể giảm bao nhiêu người, doanh nghiệp nên nhìn vào những công việc nào đang khiến con người phải dành quá nhiều thời gian cho việc hỏi, tìm kiếm, tổng hợp và nhập liệu thủ công”, ông Lê Quang Trung chia sẻ.

Ông Lê Quang Trung, CEO DEARTECH SOFTWARE CO., LTD., cho rằng tối ưu vận hành nên bắt đầu từ việc giảm những thao tác thủ công và lặp lại để nguồn lực con người được tập trung cho các hoạt động tạo giá trị cao hơn.

Theo ông, khi những hoạt động trung gian này được hệ thống hóa, phần nguồn lực được giải phóng có thể được chuyển sang những công việc tạo giá trị cao hơn như bán hàng, chăm sóc khách hàng, phát triển đội ngũ, kiểm soát chất lượng hoặc cải tiến quy trình.

Ở nhóm doanh nghiệp trước triển khai vẫn phụ thuộc nhiều vào chat, bảng tính, báo cáo thủ công và nhiều công cụ riêng lẻ, DearPulse ghi nhận tổng thời gian dành cho các hoạt động trung gian nói trên có thể chiếm một tỷ trọng đáng kể trong nguồn lực vận hành.

Khi các bước này được tổ chức lại trên một hệ thống tập trung, khả năng tối ưu nguồn lực trong một số mô hình có thể đạt khoảng 20–30%, tùy thuộc vào quy mô, mức độ số hóa ban đầu, đặc thù quy trình và phạm vi ứng dụng nền tảng.

Con số này không đồng nghĩa doanh nghiệp có thể hoặc nên cắt giảm tương ứng 20–30% nhân sự. Phần nguồn lực được giải phóng có thể được sử dụng để giúp cùng một đội ngũ xử lý khối lượng công việc lớn hơn, giảm nhu cầu tuyển bổ sung hoặc tập trung nhiều hơn vào những hoạt động trực tiếp tạo ra giá trị.

 

Phần nguồn lực có thể tối ưu chủ yếu nằm ở những công việc trung gian, thủ công và lặp lại trong quá trình vận hành

Khi quá nhiều công cụ lại tạo ra thêm công việc

Một nghịch lý phổ biến trong chuyển đổi số là doanh nghiệp sử dụng ngày càng nhiều phần mềm nhưng nhân sự vẫn phải làm rất nhiều thao tác thủ công.

Công việc được quản lý trên một nền tảng.

Khách hàng nằm trên một phần mềm khác.

Kho hàng được cập nhật ở một hệ thống riêng.

Dòng tiền được theo dõi ở bảng tính.

Trao đổi nội bộ tiếp tục diễn ra trên ứng dụng nhắn tin.

Khi các hệ thống không liên kết với nhau, con người trở thành “cầu nối” giữa các nguồn dữ liệu.

Nhân viên phải copy thông tin.

Quản lý phải đối chiếu.

Trưởng bộ phận phải tổng hợp.

CEO tiếp tục phải chờ báo cáo.

Vì thế, số hóa không nhất thiết đồng nghĩa với tối ưu nếu doanh nghiệp chỉ chuyển từ nhiều file Excel sang nhiều phần mềm rời rạc.

Khi dữ liệu được kết nối, doanh nghiệp có thể giảm bớt các bước tổng hợp thủ công giữa nhân sự và cấp quản lý.

DearPulse hướng tới đưa nhiều hoạt động vận hành về một nền tảng

DearPulse – nền tảng quản trị được phát triển bởi DEARTECH SOFTWARE CO., LTD., vinh dự nhận giải Top 10 Giải pháp Công nghệ Quốc gia 2026.

DearPulse được phát triển theo hướng tích hợp nhiều nhóm hoạt động trên cùng một hệ thống, bao gồm quản lý công việc, CRM, hiệu suất, giám sát, bảo mật cùng các nghiệp vụ như đơn hàng, kho hàng và sổ quỹ.

Thay vì mỗi phòng ban quản lý một phần dữ liệu riêng, các thông tin có thể được kết nối theo quá trình vận hành thực tế.

Một công việc có thể gắn với người phụ trách, khách hàng, deadline, tài liệu và kết quả.

Một khách hàng có thể đi cùng lịch sử tương tác, đơn hàng, nhật ký chăm sóc và file đính kèm.

Một đơn hàng sau khi được nhân viên kinh doanh tạo có thể được chuyển tới cấp quản lý để kiểm tra và phê duyệt theo quy trình.

Điều doanh nghiệp giảm bớt không chỉ là số lượng công cụ phải sử dụng, mà còn là các thao tác trung gian giữa từng bước.

DearPulse được phát triển theo hướng kết nối nhiều lớp dữ liệu quản trị và vận hành trên cùng một hệ thống.

Từ giao việc đến hoàn thành: giảm những giờ quản lý “đi hỏi”

Một trong những khoản thời gian dễ bị bỏ qua nhất nằm ở cấp quản lý.

Khi công việc được giao qua chat, quản lý thường phải tiếp tục thực hiện thêm nhiều bước:

“Việc này tới đâu rồi?”

“Ai đang làm?”

“Bao giờ xong?”

“File kết quả đâu?”

“Có việc nào đang trễ không?”

Một manager có giá trị khi thời gian được dành cho ra quyết định, phát triển đội ngũ, tối ưu quy trình và giải quyết những điểm nghẽn quan trọng.

Nếu phần lớn thời gian vẫn được sử dụng để tìm tiến độ và nhắc việc, doanh nghiệp đang sử dụng một nguồn lực quản lý có chi phí cao cho những thao tác có thể được hệ thống hóa.

Khi công việc được đưa lên nền tảng DearPulse, quá trình từ lúc giao, tiếp nhận, thực hiện đến hoàn thành và duyệt kết quả có thể được ghi nhận trên cùng một luồng.

Người quản lý nhờ đó có thể chủ động xem tình hình thay vì chờ báo cáo hoặc hỏi lại nhân sự.

DearPulse giúp cấp quản lý chủ động nắm tiến độ công việc trên cùng một luồng, thay vì phải liên tục hỏi và tổng hợp thông tin từ nhiều kênh.

CRM giúp giảm chi phí tìm kiếm và bàn giao thông tin khách hàng

Bài toán tương tự xuất hiện trong hoạt động bán hàng.

Ở nhiều doanh nghiệp, thông tin về khách hàng phụ thuộc rất lớn vào nhân viên đang trực tiếp phụ trách.

Khi quản lý muốn biết khách đã trao đổi gì, đang ở giai đoạn nào, từng mua những sản phẩm nào hoặc lần chăm sóc gần nhất diễn ra khi nào, họ có thể phải hỏi lại sale hoặc tìm kiếm trong nhiều nguồn dữ liệu.

Khi hồ sơ khách hàng được quản lý tập trung, toàn bộ thông tin, lịch sử tương tác, đơn hàng, nhật ký chăm sóc và file đính kèm có thể nằm trong cùng một hồ sơ.

Người quản lý chỉ cần chọn khách hàng cần kiểm tra để nắm được hành trình trước đó.

Việc này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm rủi ro khi khách hàng được chuyển từ nhân viên này sang nhân viên khác hoặc khi một nhân sự nghỉ việc.

Dữ liệu khách hàng lúc đó thuộc về doanh nghiệp, thay vì chỉ tồn tại trong trí nhớ hoặc tài khoản cá nhân của người phụ trách.

AI tiếp tục giảm thời gian tìm và tổng hợp dữ liệu

Một lớp tối ưu mới đang đến từ trí tuệ nhân tạo.

Khi dữ liệu công việc, khách hàng, đơn hàng và hoạt động kinh doanh đã được tập trung, AI có thể hỗ trợ người quản lý tiếp cận thông tin nhanh hơn.

Thay vì phải mở từng báo cáo, nhà quản lý có thể bắt đầu bằng những câu hỏi như:

“Những công việc nào đang trễ?”

“Đơn hàng hôm nay thế nào?”

“Khách hàng nào cần được ưu tiên?”

“Sản phẩm nào đang bán tốt?”

AI có thể hỗ trợ tổng hợp tình hình ban đầu, sau đó người quản lý tiếp tục đi vào dữ liệu chi tiết và thực hiện hành động cần thiết trên hệ thống.

Trong trường hợp này, giá trị của AI không nằm ở việc thay thế nhà quản lý.

Giá trị nằm ở việc giảm thời gian nhà quản lý phải bỏ ra chỉ để tìm hiểu “chuyện gì đang diễn ra?”

Mục tiêu của tự động hóa không chỉ là tiết kiệm thời gian, mà là chuyển nguồn lực con người sang những hoạt động tạo giá trị cao hơn.

Nên hiểu con số tối ưu tới 30% như thế nào?

Theo cách tiếp cận của DearPulse, mức tối ưu tới khoảng 30% không phải là một tỷ lệ cắt giảm nhân sự cố định và cũng không thể áp dụng giống nhau cho mọi doanh nghiệp.

Hiệu quả thực tế phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô nhân sự, cách tổ chức công việc trước khi triển khai, mức độ phụ thuộc vào Excel, chat và báo cáo thủ công, số lượng phòng ban sử dụng hệ thống, khối lượng dữ liệu cần xử lý cũng như khả năng chuẩn hóa quy trình.

Với những doanh nghiệp vốn đã có hệ thống quản trị tương đối hoàn chỉnh, mức cải thiện có thể thấp hơn. Ngược lại, ở những đơn vị còn nhiều khâu tổng hợp thủ công, dữ liệu phân tán và phụ thuộc lớn vào con người trong việc kết nối thông tin, khả năng tối ưu nguồn lực có thể cao hơn.

Theo ông Lê Quang Trung, CEO DEARTECH SOFTWARE CO., LTD., giá trị của việc ứng dụng công nghệ không nên được đo đơn thuần bằng số lượng nhân sự có thể cắt giảm. Quan trọng hơn là doanh nghiệp có thể giảm bao nhiêu thời gian dành cho những công việc trung gian, lặp lại và chuyển phần nguồn lực đó sang các hoạt động tạo ra giá trị cao hơn.

Từ góc nhìn này, mức tối ưu 20–30% nên được hiểu là khả năng tiết kiệm và phân bổ lại nguồn lực vận hành trong một số mô hình doanh nghiệp, thay vì tương ứng với việc giảm 20–30% số lượng nhân sự.

Phần nguồn lực được giải phóng có thể được sử dụng theo nhiều cách khác nhau: giúp cùng một đội ngũ xử lý khối lượng công việc lớn hơn, giảm nhu cầu tuyển thêm khi doanh nghiệp tăng trưởng, rút ngắn thời gian họp và báo cáo, hạn chế các tầng nấc trung gian chuyên tổng hợp thông tin hoặc chuyển nhân sự sang những nhiệm vụ có giá trị cao hơn.

Điều này cũng cho thấy hiệu quả của một nền tảng quản trị không nhất thiết được phản ánh bằng việc doanh nghiệp giảm được bao nhiêu người, mà có thể được nhìn rõ hơn qua năng suất tăng lên, số giờ làm việc thủ công được giảm xuống và khả năng sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn.

Vì vậy, theo định hướng của DearPulse, bài toán tối ưu nhân sự không nên bắt đầu từ việc tìm cách giảm người, mà từ việc xác định những công việc nào con người không còn cần phải thực hiện thủ công và nguồn lực tiết kiệm được có thể được tái phân bổ như thế nào để phục vụ tăng trưởng.

Tối ưu nhân sự không đồng nghĩa với cắt giảm con người

Công nghệ có thể tự động hóa nhiều thao tác nhưng con người vẫn giữ vai trò trung tâm trong bán hàng, sáng tạo, xây dựng mối quan hệ, ra quyết định và phát triển doanh nghiệp.

Do đó, mục tiêu cuối cùng của một nền tảng quản trị không nên là tìm cách thay thế càng nhiều nhân sự càng tốt.

Điều quan trọng hơn là để con người không phải tiếp tục làm những công việc mà phần mềm có thể xử lý nhanh và nhất quán hơn.

Một nhân viên kinh doanh có thể dành thêm thời gian chăm sóc khách hàng thay vì nhập báo cáo.

Một trưởng nhóm có thể dành thời gian đào tạo đội ngũ thay vì hỏi từng người về tiến độ.

Một CEO có thể tập trung vào chiến lược và quyết định thay vì chờ tổng hợp tình hình từ nhiều phòng ban.

Đó mới là giá trị dài hạn của việc ứng dụng công nghệ vào tối ưu nguồn lực.

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng hiệu quả vận hành, câu hỏi quan trọng có thể không còn là:

“Doanh nghiệp có thể giảm bao nhiêu nhân sự?”

Mà là:

“Có bao nhiêu giờ làm việc đang được dành cho những công việc mà phần mềm và AI có thể xử lý hiệu quả hơn?”

Tại DearTech, công nghệ không chỉ hỗ trợ công việc mà còn giúp tối ưu hiệu suất, chuẩn hóa vận hành và giải phóng năng lực lãnh đạo.

 

Và đây cũng là bài toán mà những nền tảng quản trị tích hợp như DearPulse đang hướng tới giải quyết.

 

 

Liên hệ

DearPulse - Nền tảng quản trị hiệu suất và kiểm soát rủi ro doanh nghiệp thế hệ mới.

Hotline: 079 397 8866

Email: contact@dearpulse.net

Địa chỉ: L7-84, Khu Đô Thị mới Đại Kim, Định Công, Hà Nội